Utrikespolitiska institutet (UI) söker en erfaren och utvecklingsorienterad administrativ chef som vill ta ett övergripande ansvar för institutets verksamhetsstöd och samtidigt leda ett viktigt utvecklingsarbete där struktur, samverkan och hållbara arbetssätt står i fokus.

Om rollen
Som administrativ chef har du en central roll i institutets ledning och ansvarar för att leda, utveckla och samordna verksamhetsstödet inom ekonomi, HR, IT, säkerhet, lokaler och administration.

UI har under de senaste åren vuxit kraftigt och bedriver idag verksamhet både i Sverige och internationellt genom forsknings- och analysprojekt, extern finansiering och samarbeten med aktörer i olika delar av världen. Som administrativ chef blir du en nyckelperson i arbetet med att skapa stabila strukturer, effektiva processer och ett verksamhetsstöd som möjliggör institutets fortsatta utveckling.

Rollen omfattar ett betydande förändrings- och utvecklingsuppdrag. Tillsammans med medarbetare, chefer och verksamhet kommer du att vidareutveckla arbetssätt, ansvarsfördelning och samverkan inom administrationen. En viktig del av uppdraget är att stärka administrationens roll som kvalificerat verksamhetsstöd och skapa förutsättningar för ett samarbete som präglas av tydlighet, delaktighet, tillit och gemensamt ansvarstagande.

Du rapporterar till direktören, ingår i ledningsgruppen och fungerar som ett nära strategiskt stöd i frågor som rör styrning, utveckling och långsiktig hållbarhet. Rollen innebär både ett strategiskt och operativt ansvar och kräver förmåga att kombinera helhetsperspektiv med genomförandekraft.

Ditt uppdrag:

• Leda, utveckla och samordna den administrativa avdelningen med ansvar för medarbetare, arbetsmiljö, budget och verksamhet.

• Driva avdelningens utvecklings- och förändringsarbete genom att stärka samverkan, tydliggöra roller, mandat och beslutsvägar samt utveckla gemensamma och hållbara arbetssätt.

• Ansvara för institutets ekonomistyrning inklusive budget, prognoser, uppföljning och rapportering samt säkerställa god intern styrning, regelefterlevnad och ändamålsenliga styrdokument.

• Säkerställa och utveckla effektiva, kvalitativa och verksamhetsanpassade processer och system inom ekonomi, HR, IT, säkerhet, lokalförsörjning och administration som skapar struktur, framförhållning och effektivitet i organisationen.

• Vidareutveckla administrationens roll som verksamhetsstöd och servicefunktion samt stärka samarbetet med institutets forsknings-, analys- och programverksamhet.

• Stödja direktör och chefer i organisatoriska, ekonomiska och arbetsrättsliga frågor samt bidra aktivt till ledningsgruppens strategiska arbete och institutets utveckling inom riskhantering, säkerhet och arbetsmiljö.

Vem är du?
Vi söker dig som är en trygg, erfaren och utvecklingsorienterad ledare med förmåga att skapa förtroende i organisationer där medarbetarna är högt kvalificerade specialister.

För att lyckas i rollen behöver du kunna kombinera gedigen ekonomisk kunskap med ett starkt intresse för människor, ledarskap och organisationsutveckling. Du trivs i miljöer där verksamheten präglas av höga ambitioner, komplexa frågeställningar och många olika intressenter.

Du är en kommunikativ och relationsskapande ledare som har erfarenhet av att skapa struktur och tydlighet i komplexa organisationer. Du förstår vikten av att bygga tillit, delaktighet och förtroendefulla relationer och har förmåga att samla människor kring gemensamma mål och arbetssätt. Som ledare är du närvarande, lyhörd och tydlig, samtidigt som du har mod att fatta beslut och driva förändring.

Vi söker dig som har:

• Relevant akademisk examen.

• Flerårig erfarenhet av chefs- och ledarskap med personalansvar.

• Gedigen erfarenhet av ekonomi-, budget- och verksamhetsstyrning.

• God kunskap inom HR och arbetsrätt.

• Erfarenhet av förändringsledning, organisations-/verksamhetsutveckling.

• Erfarenhet av att utveckla processer, arbetssätt och stödfunktioner i kunskapsintensiva organisationer.

• Erfarenhet av ledningsgruppsarbete eller motsvarande.

• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift.

Erfarenhet från forskningsinstitut, universitet, högskola, offentlig sektor eller idéburen verksamhet är en fördel, liksom erfarenhet av externfinansierad verksamhet och projektfinansiering. Kunskap inom upphandling, avtalsförvaltning, leverantörsstyrning samt säkerhets-, risk- och compliancearbete är också värdefullt. Har du dessutom arbetat i internationella organisationer och är van att navigera i komplexa intressentmiljöer ser vi det som en tillgång i rollen.

Personliga egenskaper
För att trivas och lyckas i rollen är du strategisk och utvecklingsorienterad med förmåga att omsätta visioner och mål i konkret verksamhetsutveckling. Du arbetar strukturerat och analytiskt samtidigt som du är prestigelös, kommunikativ och relationsskapande.

Du har en god förmåga att skapa samsyn kring mål, prioriteringar och arbetssätt. Genom ett lyhört, tydligt och inkluderande ledarskap skapar du engagemang, delaktighet och förutsättningar för ett väl fungerande samarbete mellan människor med olika bakgrunder, kompetenser och perspektiv.

Du är trygg i att leda förändring och van att hantera situationer där roller, ansvar, arbetssätt eller organisatoriska strukturer behöver utvecklas och förtydligas. Vidare har du gott omdöme, hög integritet och förmåga att skapa förtroende hos såväl medarbetare som ledning, styrelse och externa samarbetspartners.

Därför ska du välja UI
Utrikespolitiska institutet är en oberoende forsknings- och analysorganisation med en unik roll i det svenska samhällslivet. Här får du möjlighet att arbeta i skärningspunkten mellan forskning, politik och internationella frågor tillsammans med några av landets främsta experter inom utrikes- och säkerhetspolitik.

Du får en nyckelroll i en verksamhet med stor samhällsrelevans, höga ambitioner och ett tydligt utvecklingsfokus. Rollen ger möjlighet att påverka både organisationens långsiktiga utveckling och medarbetarnas vardag genom att skapa förutsättningar för ett modernt, professionellt och verksamhetsnära stöd.

Välkommen att bidra till utvecklingen av en organisation som varje dag hjälper Sverige att förstå världen bättre.

Frågor och kontakt
Vid frågor är du välkommen att kontakta Erika Brännström, erika.brannstrom@amendo.se eller Christina Norin, christina.norin@amendo.se på Amendo. Då vi träffar kandidater löpande och tjänsten kan komma att tillsättas tidigt, är du varmt välkommen att söka tjänsten så snart som möjligt.

Vi ser fram emot din ansökan!

Om Amendo
Amendo har arbetat med framtidens kompetens i 25 år och är landets ledande konsult- och rekryteringsföretag inom ekonomi, bank, finans, försäkring, IT och tech. Vi hjälper företag att växa och människor att utvecklas. Vi är din trygga och engagerade kompetenspartner.

Följ oss gärna på Linkedin, Instagram och Facebook.

AI som stöd i processen
Vi använder AI som ett stöd för att arbeta smartare, skapa effektiva processer och frigöra mer tid för det som skapar störst värde: mötet mellan människor. AI används inte för att fatta rekryteringsbeslut eller automatiskt välja bort kandidater.

Läs mer här: https://www.amendo.se/blogg/ai-driven-rekrytering/

#LI-EB1

#administration